Proces onboardingu, czyli wprowadzania nowych pracowników do firmy, to kluczowy etap, który kształtuje pierwsze doświadczenia związane z miejscem pracy. To właśnie w pierwszych dniach i tygodniach tworzą się pierwsze wrażenia dotyczące organizacji, jej kultury oraz sposobu działania. Dlatego tak istotne jest, aby proces ten był jak najbardziej efektywny. Skuteczny onboarding ma potężny wpływ na to, czy pracownicy zdecydują się pozostać w firmie na dłużej. To inwestycja w ich zaangażowanie i lojalność, która przynosi długofalowe korzyści.
Skuteczny onboarding a retencja pracowników
Wprowadzanie nowych pracowników do organizacji to proces, który zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozpoczęcia pracy. Onboarding obejmuje różne etapy, mające na celu nie tylko zapoznanie pracownika z konkretnymi obowiązkami, ale także z kulturą organizacji i wartościami firmy. Średni czas zatrudnienia pracownika zmalał o ok. 8% w stosunku do lat 2012-2019 i wynosi zaledwie 9 miesięcy. (PARP, 2023 r.). Nadmierna rotacja miejsc pracy podnosi koszty rekrutacji oraz utrudnia rozwój i wzrost wydajności firm.
Model 4C: Etapy skutecznego onboardingu
Wprowadzanie pracownika do organizacji to proces wieloetapowy, który obejmuje cztery kluczowe poziomy, znane jako Compliance, Clarification, Culture i Connection (4C). Każdy z tych etapów ma istotne znaczenie w skutecznym wdrożeniu pracownika do nowego środowiska pracy.
Compliance (Zgodność)
Pierwszym etapem w procesie onboardingu jest zapewnienie nowemu pracownikowi niezbędnej wiedzy z zakresu procedur, regulacji oraz formalności związanych z pracą. W tym momencie nowy pracownik zapoznaje się z dokumentacją dotyczącą prawa pracy, szkoleniami BHP, a także dostaje niezbędne narzędzia i dostępy do systemów używanych w firmie. Etap Compliance ma na celu zapewnienie, że pracownik zna i rozumie podstawowe zasady i procedury, co stanowi fundament do dalszej pracy.
Clarification (Wyjaśnienie)
Kolejnym istotnym krokiem jest dokładne wyjaśnienie obowiązków i roli, którą nowy pracownik będzie pełnić w organizacji. Kluczowe jest upewnienie się, że pracownik ma jasność co do oczekiwań wobec niego i zakresu jego odpowiedzialności. Odpowiednie wyjaśnienie obowiązków pozwala uniknąć nieporozumień i zapewnia, że nowy pracownik będzie mógł efektywnie wypełniać swoje obowiązki.
Culture (Kultura)
To czas na przekazanie misji, wizji i wartości, które kierują działaniami organizacji. Wartości te stanowią fundament, na którym opiera się sposób pracy i podejmowania decyzji. Pracownik poznaje strukturę organizacyjną oraz kulturę organizacji.
Connection (Więzi)
Ostatni etap to integracja nowego pracownika z zespołem i społecznością firmy. To moment, w którym nawiązują się relacje, które będą miały wpływ na ogólną atmosferę w zespole. Bardzo istotne jest, aby nowy pracownik poczuł się zaakceptowany i włączony w życie organizacji.
Każdy z tych etapów ma kluczowe znaczenie w procesie onboardingu. Wszystkie razem składają się na kompleksowe wprowadzenie pracownika do organizacji, zapewniając mu niezbędną wiedzę i wsparcie na każdym etapie adaptacji. Dzięki odpowiednio zrealizowanemu onboardingowi nowy pracownik będzie mógł szybciej osiągnąć pełną efektywność w pracy i będzie bardziej zmotywowany do długofalowej współpracy z firmą.
Standardy onboardingu w Polsce — dane statystyczne
Badania przeprowadzone na polskim rynku wskazują, że aż 56% firm prowadzi onboarding, trwający niecały tydzień. W przypadku 21% organizacji nowi pracownicy zapoznają się z działaniem firmy nawet w ciągu jednego dnia. (Gamfi, 2021 r.) Jest to zdecydowanie zbyt mało czasu, aby pracownik nie tylko mógł zapoznać się ze swoimi obowiązkami i poczuć się pewnie w ich realizowaniu, ale aby w ogóle poznać firmę i ludzi, z którymi pracuje.
Badaczka i autorka modelu onboardingowego 4C, Talya N. Bauer, twierdzi w swoim opracowaniu „Onboarding New Employees: Maximizing Success”, że nowy pracownik potrzebuje 90 dni, aby odnaleźć się na nowym stanowisku.
Natomiast międzynarodowe dane, jak te zaprezentowane przez Instytut Gallupa, sugerują, że czas potrzebny na efektywne wdrożenie może wynieść nawet 12 miesięcy. Ta obserwacja sugeruje, że polskie przedsiębiorstwa mają możliwość wydłużenia procesu onboardingu, aby zapewnić nowym pracownikom pełne wsparcie i czas na przyswojenie wiedzy. Stanowi to obszar, w którym można wprowadzić istotne usprawnienia i dostosować do międzynarodowych standardów.
Rola technologii w onboardingu
Automatyzacja i wykorzystanie technologii w procesie onboardingu to tendencja obserwowana nie tylko w Polsce, ale i na rynkach międzynarodowych. Technologia może znacząco usprawnić i zautomatyzować proces wdrożenia pracownika, oszczędzając czas i zasoby.
Aplikacja 4MPOWER to wszechstronne oprogramowanie, które łączy funkcje systemów CRM i SFA. Jednak jej zastosowanie nie kończy się na tym – stanowi także doskonałe narzędzie do skutecznego wdrażania nowych pracowników.
Korzyści automatyzacji onboardingu z 4MPOWER:
Intuicyjny interfejs — Łatwy dostęp do kluczowych informacji pozwalają nowemu pracownikowi szybko i efektywnie wdrożyć się w obowiązki.
Interaktywne narzędzia do prezentacji wartości firmy — Aplikacja umożliwia wykorzystanie różnorodnych form, takich jak wideo czy prezentacje, co sprawia, że przekazywane informacje są bardziej atrakcyjne i przyswajalne.
Łatwiejsze zarządzanie procesem — Manager nowego pracownika ma większą kontrolę nad procesem onboardingu i może monitorować jego postępy.
Aktualny widok klienta 360 — Dzięki 4MPOWER, przedstawiciel handlowy ma zawsze dostęp do najświeższych danych dotyczących klienta. To zdecydowanie ułatwia prowadzenie rozmów sprzedażowych i oferowanie klientom odpowiednich rozwiązań.
Szybkie usamodzielnianie się pracowników — Dzięki dostępowi do kluczowych informacji w czasie rzeczywistym, nowy pracownik nie wymaga towarzyszenia mu na każdym spotkaniu sprzedażowym. Sam może wcześniej przyswoić niezbędne informacje, a na spotkaniu wyświetlić klientowi gotową prezentację sprzedażową.
Dzięki 4MPOWER proces onboardingu staje się bardziej zautomatyzowany i efektywny, pozwalając nowym pracownikom szybciej osiągnąć pełną produktywność. To narzędzie, które doskonale wspiera zarówno przedstawicieli handlowych, jak i całe zespoły terenowe, integrując w jednym rozwiązaniu funkcje CRM i SFA z funkcjami wspomagającymi wdrożenie pracownika. W rezultacie firma zyskuje sprawniejszy i bardziej efektywny zespół, gotowy do osiągania wyznaczonych celów biznesowych.
Zwiększ retencję pracowników w swojej firmie
Skuteczny proces onboardingu pracowników ma ogromny wpływ na ich retencję. To inwestycja w przyszłość organizacji, która pozwala na zminimalizowanie fluktuacji kadry, zwiększenie zaangażowania pracowników i osiągnięcie lepszych wyników biznesowych.
Chcesz, aby nowo zatrudnieni handlowcy wiązali się na dłużej z Twoją firmą? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji ze specjalistą 4MPOWER.
